Rola Eksperta Merytorycznego w przebudowie działu finansowego w centrum usług wspólnych
Klient:
Globalna korporacja z dużym działem finansowym w jednym z krajów europejskich
Wyzwanie:
Nasz klient, globalna korporacja z dużym działem finansowo – księgowym, stanął przed koniecznością restrukturyzacji tego działu i zbudowania modelu Centrum Usług Wspólnych („Shared Service Centre„) w celu zwiększenia efektywności operacyjnej i lepszej organizacji procesów. Kluczowym wyzwaniem było dokładne zmapowanie istniejących procesów finansowych, zidentyfikowanie obszarów wymagających optymalizacji oraz zaprojektowanie nowej, bardziej efektywnej struktury SSC.
Nasze rozwiązanie:
Pełniliśmy rolę Eksperta Merytorycznego („Subject Matter Expert„) w tym kluczowym projekcie restrukturyzacyjnym. Nasze zadania obejmowały:
Analiza procesów „As Is”: Przeprowadziliśmy dogłębną analizę istniejących procesów finansowych. Skupiliśmy się na szczegółowym zrozumieniu aktualnego stanu operacji, w tym identyfikacji kluczowych elementów każdego procesu oraz zidentyfikowaniu obszarów, które mogłyby zostać zoptymalizowane.
Omówienie istotnych elementów procesów: W ramach warsztatów i sesji roboczych szczegółowo omawialiśmy poszczególne elementy procesów finansowych z kluczowymi interesariuszami, schodząc do odpowiedniego poziomu szczegółowości. Dzięki temu mogliśmy lepiej zrozumieć potrzeby i wyzwania, z którymi borykał się dział finansowy, oraz zidentyfikować obszary do poprawy.
Projektowanie struktury docelowej SSC: Na podstawie przeprowadzonych analiz zaprojektowaliśmy nową, docelową strukturę działu finansowego w modelu Shared Service Centre. Podzieliliśmy zadania i odpowiedzialności na trzy główne streamy: Procure-to-Pay (P2P), Order-to-Cash (O2C) oraz Record-to-Report (R2R). Ta nowa struktura została zaprojektowana w celu usprawnienia przepływu pracy, zwiększenia efektywności oraz lepszego zarządzania zasobami.
Rezultaty:
Kompleksowa analiza obecnych procesów finansowych i zidentyfikowanie kluczowych obszarów wymagających optymalizacji. Zaprojektowanie nowej, zoptymalizowanej struktury działu finansowego, która poprawiła organizację pracy i zwiększyła efektywność operacyjną. Skuteczna reorganizacja zespołu księgowego, która umożliwiła lepsze zarządzanie procesami finansowymi w ramach trzech kluczowych streamów: P2P, O2C i R2R. Usprawnienie przepływów pracy i zwiększenie przejrzystości w zarządzaniu zadaniami finansowymi.
Wniosek:
Nasza rola jako Subject Matter Experta w tym projekcie była kluczowa dla sukcesu restrukturyzacji działu finansowego i przebudowanie go do modelu Shared Service Centre. Dzięki dogłębnej analizie procesów „As Is” i zaprojektowaniu efektywnej struktury docelowej, nasz klient zyskał lepszą organizację pracy, wprowadził liczne optymalizacje (w ramach procesów oraz oprogramowania), zwiększoną efektywność operacyjną oraz większą przejrzystość w zarządzaniu kluczowymi procesami finansowymi.
Udostępnij artykuł:
