Automatyzacja generowania JPK VAT – skrócenie procesu z 6 dni do 4 godzin
Międzynarodowa korporacja działająca w branży produkcyjnej.
Automatyzacja generowania JPK VAT – skrócenie procesu z 6 dni do 4 godzin
Wyzwanie biznesowe
Klient z branży produkcyjnej (ERP klasy enterprise) nie posiadał w swoim systemie ERP funkcjonalności umożliwiającej bezpośrednie generowanie plików JPK VAT zgodnych z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
Proces przygotowania raportów był realizowany przy użyciu zewnętrznego narzędzia oraz licznych operacji manualnych obejmujących:
- ekstrakcję danych z ERP
- transformację danych do wymaganej struktury
- walidację poprawności danych
- przygotowanie plików JPK
- korekty błędów wykrytych w trakcie walidacji
Cały proces trwał około 6 dni roboczych każdego miesiąca i był realizowany przez dział księgowości.
Sytuacja dodatkowo się skomplikowała, gdy 1 lutego 2026 weszła nowa struktura JPK VAT, co wymagało dostosowania narzędzi raportowych.
Klient potrzebował rozwiązania, które:
- umożliwi generowanie aktualnych struktur JPK
- ograniczy pracę manualną
- zmniejszy ryzyko błędów
- znacząco skróci czas przygotowania raportów
- będzie możliwe do utrzymania przy kolejnych zmianach schem
Nasze rozwiązanie
Zakres prac obejmował:
Analizę procesów
Budowę narzędzia
- mapowanie źródeł danych w ERP
- identyfikację manualnych operacji
- analizę logiki transformacji danych
- automatyczne pobieranie danych z ERP
- automatyczną transformację danych do schemy JPK
- walidację danych przed wygenerowaniem pliku
- generowanie gotowych plików XML
- logowanie błędów i mechanizmy kontroli jakości
Dzięki dogłębnej analizie i zbudowaniu dostosowanego do potrzeb organizacji narzędzia zautomatyzowaliśmy proces przygotowywania danych. Zamiast przygotowywania wielu plików pośrednich ręcznie, cały proces został sprowadzony do jednego pipeline’u przetwarzania danych.
Rezultaty
Efekt wdrożenia był bardzo wyraźny – czas przygotowania JPK został skrócony z 6 dni roboczych do około
4 godzin.
Najważniejsze korzyści
Dodatkowe korzyści
- redukcja czasu o ponad 90%
- eliminacja większości pracy manualnej
- znaczące zmniejszenie ryzyka błędów
- powtarzalny i kontrolowalny proces
- gotowość na przyszłe zmiany schem JPK
- dział księgowości odzyskał czas operacyjny
- znaczące uproszczenie procesu przygotowania raportów
- proces może być uruchamiany wielokrotnie bez dodatkowego kosztu
- łatwiejsze wprowadzanie zmian przy nowych wersjach JPK
Kluczowe wskaźniki
obszar
| Czas przygotowania |
| Operacje manualne |
| Ryzyko błędów |
| Powtarzalność procesu |
| Gotowość na zmiany schem |
przed
| 6 dni |
| wysokie |
| wysokie |
| niska |
| niska |
po
| 4 godziny |
| minimalne |
| niskie |
| wysoka |
| wysoka |
Podsumowanie
Projekt pokazał, że największe oszczędności często nie wynikają z wymiany ERP, ale z inteligentnej automatyzacji procesów raportowych wokół systemu.
W tym przypadku stosunkowo niewielkie wdrożenie przyniosło bardzo duży zwrot operacyjny oraz znacząco poprawiło komfort pracy zespołu finansowego.
Udostępnij artykuł:
