Jak przeprowadzić inwentaryzację w 7 krokach – kompleksowy przewodnik
Inwentaryzacja stanów magazynowych jest jednym z kluczowych procesów w zarządzaniu zasobami przedsiębiorstwa, uregulowanym przez przepisy Ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 26 tej ustawy, przedsiębiorstwa mają obowiązek przeprowadzać inwentaryzację aktywów i pasywów co najmniej raz w roku, na dzień bilansowy. Celem tego procesu jest zapewnienie zgodności zapisów księgowych z faktycznym stanem posiadania, co jest kluczowe dla rzetelności sprawozdań finansowych.
Czwarty kwartał roku to w wielu firmach wyjątkowo intensywny czas, jeśli chodzi o procesy inwentaryzacyjne. Zbliżający się koniec roku obrotowego oraz przygotowania do zamknięcia finansowego sprawiają, że firmy przykładają szczególną uwagę do dokładności spisu z natury. To okres, w którym intensywność działań rośnie, a dokładne zaplanowanie i skrupulatność w przeprowadzeniu inwentaryzacji mają bezpośredni wpływ na poprawność rozliczeń i sprawozdań.
Aby ułatwić przejście przez ten proces, przedstawiamy 7 kroków, które pozwolą Ci na przeprowadzenie inwentaryzacji bez problemów!
Formalne uchwały i decyzje
Przed przystąpieniem do fizycznej części inwentaryzacji należy zadbać o formalne przygotowania.
- Zarządzenie inwentaryzacyjne: Na początek wydaj zarządzenie określające dokładnie termin, miejsce oraz zakres inwentaryzacji.
- Powołanie komisji inwentaryzacyjnej: W skład komisji powinni wchodzić pracownicy odpowiedzialni za koordynację i nadzór nad procesem. Ważne, by osoby odpowiedzialne materialnie nie brały udziału w spisie, aby zapewnić obiektywność.
- Przygotowanie instrukcji inwentaryzacyjnej: Instrukcja ta powinna precyzyjnie opisywać kroki i procedury oraz obowiązki poszczególnych pracowników. Warto także zawrzeć sposób rozliczania różnic, aby każdy wiedział, jak działać w przypadku wykrycia niezgodności.
Przygotowanie magazynów i zasobów
Odpowiednie przygotowanie magazynów i zasobów pozwoli na sprawne i bezproblemowe przeprowadzenie inwentaryzacji.
- Porządkowanie magazynów: Przed rozpoczęciem spisu uporządkuj i odpowiednio oznacz towary, aby umożliwić szybki i dokładny spis.
- Podział magazynów na strefy: Wydziel strefy do liczenia oraz oznacz obszary już policzone, co zmniejszy ryzyko podwójnego liczenia lub pominięcia niektórych towarów.
- Zabezpieczenie danych magazynowych: Upewnij się, że wszystkie dane magazynowe są bezpieczne, a system ERP aktualny. Ułatwi to porównanie wyników spisu z danymi systemowymi.
Technologia i sprzęt
Wykorzystanie odpowiednich narzędzi technologicznych może znacząco przyspieszyć proces inwentaryzacji i zmniejszyć ryzyko błędów.
- Skanery kodów kreskowych: Przygotuj odpowiednią liczbę skanerów kodów kreskowych, które będą kompatybilne z systemami ERP.
- Testowanie sprzętu IT: Przeprowadź testy zarówno sprzętu, jak i oprogramowania przed inwentaryzacją, aby uniknąć problemów technicznych w trakcie spisu.
Przeprowadzenie spisu
Sam proces spisu z natury to kluczowy etap inwentaryzacji. Warto zadbać o to, by przebiegał sprawnie i bez zakłóceń.
- Szkolenia dla pracowników: Przeprowadź szkolenia dla członków komisji i pracowników, które obejmą procedury spisu oraz korzystanie z technologii, takich jak skanery.
- Dokumentacja spisu z natury: Przygotuj formularze inwentaryzacyjne, takie jak arkusze spisowe i raporty różnic, aby dokumentowanie wyników było szybkie i dokładne.
- Oznaczenie spisanych obszarów: Po policzeniu każdej strefy zadbaj o jej oznaczenie, by uniknąć podwójnego liczenia lub pominięcia obszarów.
Kontrola spisu – czynności kontrolne
Po zakończeniu spisu należy przeanalizować wyniki i przeprowadzić rozliczenie ewentualnych różnic.
- Weryfikacja wyników spisu: Porównaj wyniki spisu z ewidencją księgową, dokumentując każdą różnicę.
- Rozliczenie różnic: Wyjaśnij wszystkie różnice i rozlicz je zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy.
- Zatwierdzenie wyników: Końcowym etapem jest zatwierdzenie wyników przez zarząd, co pozwala na zamknięcie procesu.
Plan awaryjny
W trakcie inwentaryzacji mogą pojawić się nieprzewidziane sytuacje. Warto więc mieć plan awaryjny.
- Zapasowy zespół wsparcia technicznego: Zapewnij dostępność wsparcia technicznego na wypadek problemów ze sprzętem lub systemem.
- Alternatywne metody spisu: Zabezpiecz także narzędzia do ręcznego spisu, które mogą być nieocenione w przypadku awarii technologii.
Nasza firma wspiera klientów w każdym etapie procesu inwentaryzacyjnego. Oferujemy kompleksowe rozwiązania oraz pomoc w zakresie przygotowania formalnego, szkoleń dla pracowników, a także wsparcia technologicznego i kontroli wyników. Dzięki naszym usługom możesz mieć pewność, że proces inwentaryzacji zostanie przeprowadzony sprawnie i profesjonalnie, a Ty zaoszczędzisz cenny czas i zasoby. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc Twojej firmie w realizacji tego ważnego zadania.
Udostępnij artykuł:
